11.2.1.3 Nombre de la Unidad: Documentos comunicativos
Periodo: Tercero
Tiempo: Semanas: 10 Horas: 10
Contenido Temático:
1. Carta comercial
2. El informe
3. Actas
4. Memorándum
5. Circular
6. Facturas
7. Pagares
8. Consignación
9. Certificados
10. Cotización
Plan de mejoramiento:
Nombre de la unidad: ________________________________________________
Logros: _____________________________________________________
Actividades:
Para los estudiantes o alumnos que obtuvieron rendimiento bajo (menor que 3.0) se plantean las siguientes acciones de mejoramiento para presentar al final de cada unidad:
I. Organizar y presentar el portafolio de clase, acorde a las indicaciones dadas por el docente
II. Presentar el cuaderno actualizado
III. Sustentar de alguna de estas dos formas cada uno de los logros no alcanzados
o Sustentación escrita de los logros pendientes (examen escrito tipo ICFES)
o Sustentación verbal de los logros pendientes (exposiciones, examen oral)
- la carta comercia
Es una comunicación que tiene carácter documental y utilizan las empresas para ponerse en contacto con los clientes, proveedores, entidades, etc. Tiene importancia ya que contribuye a crear una imagen de la empresa y ayuda a coordinar actividades comerciales. Se realizan cartas para ofrecer productos, notificar promociones, realizar pedidos, solicitudes, demandas de pagos, presentación de personas, etc.
Para lograr cartas eficaces, tendremos que escribirlas con cuidado, poniendo atención en lo que hacemos. Con un escrito rutinario, mal redactado, inadecuado ... puede lograrse un efecto contrario al que pretendemos.
La redacción de las cartas comerciales no tiene por qué ser una tarea aburrida o carente de creatividad. Podemos dar a nuestras cartas un «aire» diferente; sólo necesitamos poner atención y aprender practicando; es una habilidad que se adquiere con el tiempo.
Para empezar, distinguiremos tres etapas en el proceso de elaboración:
- Los pasos previos,
- La redacción del borrador
- La revisión
La improvisación raras veces resulta bien. En el caso de las cartas comerciales se cumple plenamente esta regla. Para evitarlo, vamos a estructurar y diseñar el contenido de nuestros escritos siguiendo estos pasos:
- Recopilar datos sobre el asunto o materia que vamos a tratar. Tenemos que saber de qué estamos hablando.
- Establecer el objetivo, aquello que pretendemos conseguir por medio de la carta: obtener un crédito, realizar una venta, formular una queja, etc.
- Documentarse sobre el destinatario. Necesitaremos saber algo sobre la persona o la empresa a la que nos estamos dirigiendo. Una carta puede ser buena o mala dependiendo de si se adapta, o no, a las circunstancias del destinatario.
Para que nos resulte más fácil, podemos formularnos las siguientes preguntas que, una vez respondidas, nos permiten seguir adelante:
¿Qué conozco sobre el asunto?
¿Para qué escribo?
¿A quién escribo?, ¿cuáles son sus circunstancias?
Definir el contenido. En relación con la pregunta:
¿Qué tengo que decir al destinatario?
En esta fase nos van a surgir bastantes ideas sobre el contenido de la carta, las iremos anotando todas aun las más descabelladas o inverosímiles; más tarde las revisaremos y eliminaremos las que no sean adecuadas.
Depurar, organizar, jerarquizar las ideas. A la vista de todo lo que hemos anotado, descartaremos aquellas ideas que nos parezcan inútiles o poco convenientes.
Después, estableceremos una jerarquía en las ideas. Distinguiremos entre ideas principales y secundarias o auxiliares. Esto nos ayudará a organizar el contenido.
Si una carta está escrita en letra excesivamente pequeña, con caracteres muy recargados, sin separación de los párrafos, etc., presentará dificultades al leerla. Para evitarlo, tendremos en cuenta:
- Letra: utilizaremos un tipo de letra sencillo y de un tamaño medio; impresa con tinta negra.
- Párrafos: separados con doble interlínea.
- Abreviaturas: se evitarán en la medida de lo posible, ya que restan agilidad al texto.
- Subrayados y negritas: los reservaremos para destacar alguna palabra o idea que nos interese especialmente, pero no debemos abusar de estos recursos ya que sobrecargaríamos excesivamente el escrito.Tenemos que comunicar a un cliente que la garrafa de aceite va a dejar de suministrarse en el tamaño de 5 litros al precio de 20 €./garrafa. En adelante se venderá en botellas de 1 litro al precio de 4,60€./botella.
Planteamiento:Vamos a seguir, paso a paso, cada una de las fases de elaboración de la carta.
1) Recopilar información. - Dejamos de suministrar el producto en envases de 5 litros, porque los compradores han insistido en lo poco manejables que éstos resultaban.
- Se ha confirmado esta opinión haciendo un estudio entre los clientes (encuesta).2) Determinar el objetivo de la carta.
- Informar a los compradores, destacando las ventajas de la nueva presentación.3) Documentarse sobre el destinatario.
- Buscaremos en la base de datos los clientes que compran habitualmente el producto.4) Definir los puntos a tratar.
- Informar sobre el cambio de envase.
- Citar los resultados del estudio. (encuesta).
- Invitación a seguir comprando el producto.· Aspectos negativos:
- El precio de cada litro de aceite es 0,60€. más caro que comprándolo en envases mayores.
- El coste de fabricación no permite rebajar el precio de venta.
- Sólo se presenta en envases de 1 litro· Aspectos positivos:
- Los envases de 1 litro son más manejables.
- El contenido de los envases más pequeños puede consumirse en menos tiempo y no habrá que guardar garrafas abiertas.
- Las compras pueden adaptarse mejor a las necesidades reales.
- Las pérdidas económicas por deterioro del aceite, una vez abierto el envase, son menores en los botes de 1 litro.
EL INFORME
- NSTITUTO SUPERIO PUBLICO HONORIO DELGADO ESPINOZA TRABAJO : COMUNICACION TEMA: EL INFORME PROFESORA: REALIZADO: -DIANA ESCOVAR MOROCHAGA. -BEATRIZ YANQUI HERENCIA . -KATHERINE SOLORZANO MAMANI.
- EL INFORME
- Es un documento oficial mediante el cual una o mas personas ,dan cuenta a la autoridad superior o similar sobre un hecho o actividad realizada.
- El informe debe ser un texto sobrio y objetivo donde el informante nunca expresara opiniones personales o juicios de valor, sino que debe ceñirse a la realidad de los hechos. Importante :
- Los informes pueden ser expositivos, valorativos o demostrativos. 1. Expositivo , describe y narra los hechos y circunstancias y la situación de las personas. 2 .Demostrativa , demuestra como una acción o conducta es causa de los hechos que exponen. 3. Valorativa , luego de analizar e interpretar los hechos presenta conclusiones. Tipos de Informe:
- ESTRUCTURA DEL INFORME
- Casi siempre es la palabra informe, en mayúscula .Algunas veces se completa sobre lo que versa y de donde sale. Ejemplo: INFORME Encabezamiento o titulo general :
- El lugar es donde se encuentra al que informa , y la fecha señala el día y el año en que se informa. Ejemplo:Arequipa ,30 de octubre del 2007 Lugar y Fecha :
- Debe ser edificado .Puede empezar del 001 y seguir progresivamente Ejemplo: Informe Nº001 ,Nº002, etc. Numero de Informe :
- Se escribe el Cargo de la autoridad a la que se remite el Informe Ejemplo: SEÑOR DIRECTOR DEL COLEGIO “JOSE ORTEGA Y GASSET” Destinatario :
- Breve, y debe sintetizar sobre que versa el informe .Viene a ser como la sumilla de la solicitud. Ejemplo: Dictado de charlas sobre desastres naturales. Asunto :
- Se coloca el o los documentos que obliga a presentar el informe. Ejemplo: Plan operativo Anual de la Institución. Referencia :
- Es de carácter formal, protocolar , breve. Ejemplo: Tengo a bien dirigirme a su digno despacho a fin de hacerle llegar el presente informe sobre las dos charlas programadas en el mes de octubre, sobre Desastres Naturales. Introduccion :
- Debes ser ordenado ,completo .Se describe el hecho o actividad , pudiendo mencionar los logros , las dificultades y las sugerencias, según el caso. Ejemplo: Logros: Se contó con la participación desinteresada de parte del Ingeniero Alberto Valdivia Torres, distinguido padre de familia de nuestra institución Educativa, quien dicto dos charlas sobre los desastres naturales, los días 15 y 20 de octubre. Estuvieron a la altura del disertante, quien también proyecto dos videos referidos a los desastres naturales. Se contó con la participación de todos lo señores profesores y del alumnado en general. Se pudo apreciar la toma de conciencia sobre el peligro latente de algún desastre natural y la necesidad de estar prevenidos para afrontarlos ventajosamente. Texto :
- Fue apreciable la participación de los alumnos en un debate posterior a las exposiciones.
- Problemas.
- 1. Falta de mayor cantidad de material didáctico, para una mejor comprensión.
- 2. Necesidad de motivar, en forma especial, a algunos niños que no prestan la debida atención.
- Alternativas de solución.
- 1. Mayor presencia de las instituciones especializadas.
- 2. Elaboración y distribución de material didáctico referente a los desastres naturales.
- 3. Hacer participar a los niños un tanto distraídos.
- De colocar esta parte en casos que así lo requieran .Se escribe la relación de documentos que se adjuntan al informe Anexos: Adjunto copia de las dos charlas y un casete de video donado por el distinguido disertante, para la videoteca del colegio Anexos :
- Firma , el o los responsables del informe .Como las firmas suelen ser ilegibles, es necesario escribir en forma clara el nombre y apellido del firmantes informes de mayor responsabilidad se coloca , también el numero del D.N.I. Si se tiene sello debe ir sellado. Ejemplo: Es cuanto cumplo en informar para su conocimiento. Atentamente: Jhon Valderrama Ampuero Presidente de Defensa Civil. Firma, post firma ,sello:
- INFORME
- Arequipa ,30 de octubre del 2007
- Informe Nº 0007
- SEÑOR DIRECTOR DEL COLEGIO “JOSE ORTEGA Y GASSET”
- ASUNTO : Dictado de charlas sobre desastres naturales.
- Referencia : Plan operativo Anual de la Institución.
- Tengo a bien dirigirme a su digno despacho a fin de hacerle llegar el presente informe sobre las dos charlas programadas en el mes de octubre, sobre Desastres Naturales.
- Logros:
- Se contó con la participación desinteresada de parte del Ingeniero Alberto Valdivia Torres, distinguido padre de familia de nuestra institución Educativa, quien dicto dos charlas sobre los desastres naturales, los días 15 y 20 de octubre.
- Estuvieron a la altura del disertante, quien también proyecto dos videos referidos a los desastres naturales.
- Se contó con la participación de todos lo señores profesores y del alumnado en general.
- Se pudo apreciar la toma de conciencia sobre el peligro latente de algún desastre natural y la necesidad de estar prevenidos para afrontarlos ventajosamente.
- Fue apreciable la participación de los alumnos en un debate posterior a las exposiciones.
- Problemas.
- 1. Falta de mayor cantidad de material didáctico, para una mejor comprensión.
- 2. Necesidad de motivar, en forma especial, a algunos niños que no prestan la debida atención.
- Alternativas de solución.
- 1. Mayor presencia de las instituciones especializadas.
- 2. Elaboración y distribución de material didáctico referente a los desastres naturales.
- 3. Hacer participar a los niños un tanto distraídos.
- Anexos:
- Adjunto copia de las dos charlas y un casete de video donado por el distinguido disertante, para la videoteca del colegio
- Es cuanto cumplo en informar para su conocimiento.
- Atentamente:
- Jhon Valderrama Ampuero
- Presidente de Defensa Civil.
- UNIVERSIDAD DEL ALTIPLANO
- Puno,…….de……….de…………
- Informe Nº099/stp…………………
- A la: DIRECCIÓN DE LA UNIVERSIDAD
- De la: Secretaria General
- Asunto: Ingreso de Bachiller en Física
- Tengo el agrado de dirigirme a Ud. Para informarle, que los exámenes de ingreso el día Sábado 19 de Noviembre de 10:00a.m. a 1:00p.m. Y en larde de 4:00p.m. A 7:00p.m. Habiéndose cumplido estrictamente las directivas, encargadas de la Dirección
- Es todo cuanto tengo que informarle a Ud.
- Atentamente
- Secretaria de
- Prensa.
- informe [ciencia | científico]
- informe de recomendación
- informe de [calidad]
- informe anual
- informe de intervención
- informe del centro de trabajo
- informe del censo
- informe de viaje
- informe sobre la marcha de los trabajos
- informe de investigación
- informe de presupuesto
- informe político
- informe demográfico
- informe de crédito
- informe de valoración
- informe de inspección
- informe final
- informe ambiental
- estudios de viabilidad
- informes sobre inmigración
- informe estadístico
- informe de policía
- informes error
- informes de sistemas de software
- informe estudiantil
- informe medico
- Informes estadísticos : consulte su costo por clic (CPC) medio real, el número de veces que se han mostrado sus anuncios (impresiones), las veces que los usuarios han hecho clic en ellos (clics) y sus porcentajes de clics (CTR) por anuncio y palabra clave. Este informe está disponible para cada una de sus palabras clave, variantes de anuncio (por ejemplo, anuncios gráficos, de texto, de video, para celulares y de empresas locales), grupos de anuncios, campañas y cuenta. También puede descargar informes basados en estas variables, entre otras opciones, utilizando nuestras funciones de informe avanzadas.
- Informes financieros : consulte un resumen de facturación detallado y la información de los pagos desglosados, donde se incluyen las fechas de facturación, los números de factura, los costos específicos y resumidos de sus campañas y los ajustes de facturación. También puede imprimir facturas y recibos para sus registros.
- Informes de conversiones : haga un seguimiento de las conversiones de AdWords (ventas realizadas, clientes potenciales o envíos) con nuestras funciones de seguimiento de conversiones básica y avanzada. También puede incluir estos datos cuando descargue informes personalizadles.
- Los informes toman a menudo la estructura de una investigación científica: Introducción, Métodos, Resultados y Debate (IMRAD).
- Pueden también seguir una estructura de problema-solución basado en las preguntas o las inquietudes de la audiencia.
- En cuanto a formato, los informes varían desde un formato más simple con meros títulos que indican los asuntos tratados a formatos más complejos incluyendo diagramas, gráficos, imágenes, tablas de contenido, extractos,resúmenes, apéndices, nota a pie de pagina | notas al pie de la página, hipervínculo y referencias.
- Debe tener titulo, fecha y el nombre de quien hizo el informe.
- Es una especie de fotografía de lo que sucede o ha sucedido en una entidad, la visión de este es objetiva y rigurosa.
- La ventaja del informe es que permite al lector o lectores estudiar una situación, así como todas las condiciones que lo rodean.
- El informe responde siempre a una cuestión de duda planteada porque solicita el mismo.
- Este documento debe ser sobrio y objetivo, donde el informante nunca expresara opiniones personales o juicios de valor, sino que debe ceñirse a la realidad de los hechos .En algunos casos es confidencial.
- a) Portada ,es la primera pagina que sigue a la cubierta Aquí figura el numero del informe ,titulo ,naturaleza del mismo ,autor ,población y fecha del trabajo .
- b) Índice, no solo se enumera los títulos contenidos en el documento, sino que se jerarqueriza .Debe tener un panorama completo y fidedigno del trabajo.
- c) Introducción, se redacta luego de concluir el cuerpo del informe, contiene.
- -Tema y finalidad del estudio.
- -Solicitante del estudio y el motivo de dicha solicitud.
- -Enfoque o método utilizado.
- -Resumen de las conclusiones.
- d) Cuerpo principal o exposición, es el contenido del informe en si .La información debe ser clara y ordenada.
- e) Conclusión, es parte clave del informe por su contenido , sus cualidades formales y su ubicación..
- f) Documentación complementaria y anexos.,por lo general contiene cuestione s controvertidas o temas sobre los que existen distintos puntos de vista. Debe ir marcado con un apéndice en el informe y recurrir a este en los anexos marcados con el mismo apéndice.
- Es llegar a un conocimiento perfecto de la realidad de una empresa, agencia o instituto, sin que se interfieran visiones personales deformadoras.
- En el informe, la información del referente se ofrece para proponer estrategias, soluciones que puedan resolver un problema: tomar una decisión importante para aumentar la producción de una empresa.
- De la: Secretaria General
- Es todo cuanto tengo que informarle a Ud.
- UNIVERSIDAD DEL ALTIPLANO
- Secretaria de Prensa
- Tengo el agrado de dirigirme a Ud. Para informarle, que los exámenes de ingreso el día Sábado 19 de Noviembre de 10:00a.m. a 1:00p.m. Y en larde de 4:00p.m. A 7:00p.m. Habiéndose cumplido estrictamente las directivas, encargadas de la Dirección
- Informe Nº099/stp…………………
- Atentamente
- Puno,…….de……….de…………
- A la: DIRECCIÓN DE LA UNIVERSIDAD
- Asunto: Ingreso de Bachiller en Física
- Informe
- ( ) Lugar y Fecha
- ( ) Nº De Informe
- ( ) Lugar de Destino
- ( ) Introducción
- ( ) Encabezamiento
- ( ) Texto de Informe
- ( ) Formula de Cumplimiento
- ( ) Firma
ACTAS
son documentos que contienen una relación escrita y detallada de lo discutido y acordado en las diferentes sesiones de los órganos de gobierno de la Universidad. Es por ello, que en las mismas podrán encontrarse las decisiones y las políticas de estos órganos, entre ellos el Consejo Académico, el Comité de Asuntos Estudiantiles, los Consejos de Facultad y los de Departamento. Para el caso del Consejo Académico y del Comité Ejecutivo dichas decisiones serán a su vez consagradas en los acuerdos, documentos que pueden ser consultados en la presente página web.
Las actas también sirven de apoyo para comprender las motivaciones de los consejos o comités al momento de fijar una política, tomar una decisión o aprobar un programa o reglamento y para construir la memoria institucional.
MEMORÁNDUM
El memorándum es la manera de comunicar en forma breve asuntos de carácter administrativo a personas de una empresa, institución o dependencia de gobierno.
Regularmente este documento se elabora en hojas de papel media carta. También hay formatos que llevan impreso el nombre deMEMORANDUM. (El plural de la palabra es variable y todos son correctosMemoranda, Memorándums, Memorandos o Memorándumes).
Otra definición de sería: Un memorándum (memo como se le conoce en el ambiente laboral) es un documento escrito que es menos formal que la carta y se utiliza para el intercambio de información entre áreas de una empresa con el objetivo de dar a conocer información diversa como recomendaciones, instrucciones, disposiciones y más.
La estructura del documento consta de las siguientes partes:
- Nombre(s) de a quien se dirige
- Nombre(s) del remitente(s)
- Fecha
- Asunto
- Escrito redactado brevemente.
- Firma(se)
IMÁGENES.
CIRCULAR
¿Redactar un modelo de carta circular?
Suele ocurrir en ciertas ocasiones que el empresario o dueño de un negocio o comerciante tiene interés en enviar un comunicado o hacer llegar una noticia a un numero grande de personas.
Para realizar esto, el contenido de la carta que reciben las personas es el mismo. Este tipo de cartas recibe el nombre de circular o modelo carta circular.
Al igual que el resto de cartas, no conviene exagerar la cortesía ya que puede causar sensación de engaño o sospechas de juego sucio.
Ejemplo modelo Carta circular apertura de una guardería dentro de la fábrica
| Modelo carta circular |
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| Muebles La Australiana Plaza Mayor 32 Madrid Sr. D. Alfonso Pepinho López Muy señor mío: FACTURA La factura, factura de compra o factura comercial es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa. La información fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar. Además, en la factura deben aparecer los datos del expedidor y del destinatario, el detalle de los productos y servicios suministrados, los precios unitarios, los precios totales, los descuentos y losimpuestos. La factura se considera como el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisión de un servicio, que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y al obligado tributario receptor (elcomprador). La factura correctamente cumplimentada es el único justificante fiscal, que da al receptor el derecho de deducción del impuesto (IVA). Esto no se aplica en los documentos sustitutivos de factura, recibos o tickets. En algunos países, la factura no tiene valor jurídico en un juicio a la hora de exigir el pago de una deuda. En la reclamación de cantidad del juicio monitorio la factura es el documento utilizado preferentemente como prueba de la deuda, aunque también se emplean otros como el albarán. El original debe ser custodiado por el receptor de la factura. Habitualmente, el emisor de la factura conserva una copia o la matriz en la que se registra su emisión. En Europa, la normativa de facturación se regula por la VI Directiva 77/388/CEE del Consejo que define, además impuestos como el IVA (impuesto sobre el valor añadido), en inglés VAT (Value Added PAGARES | |
| El pagare o modelo de contrato de préstamo es un título valor que contiene la promesa incondicional de una persona quien se compromete a pagar a otra persona llamada beneficiaria o prestamista, una suma determinada de dinero. Los artículos 621, y 709 a 711, del Código de comercio de Colombia establecen cuáles son las características con las cuales se debe elaborar la letra o "pagaré" para que estos últimos puedan tener la plena validez legal según el acuerdo escrito aceptado. CONSIGNACIONES Una Consignación es el traspaso de la posesión de mercancías de su dueño, llamado Comitente o consignador, a otra persona, denominada Comisionista o Consignatario, que se convierte en un agente de aquel a los fines de vender mercancías. La consignación es una entrega en depósito, y las relaciones que se establecen entre el consignador y el consignatario corresponden a las que en derecho mercantil se estudian como depósito y agencia. IMAGEN  CERTIFICADO El certificado es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un determinado hecho. En el proceso de solicitud de un puesto de trabajo, en especial cuando se trata de una institución oficial, los certificados son fundamentales para demostrar la formación y la experiencia. Es un tipo de texto que se produce normalmente a instancias de quien lo recibe, y por una persona con autoridad suficiente dentro de la institución para establecer que se ha cumplido con lo afirmado en el documento. Si llega haber alguna irregularidad o falsedad en lo anteriormente declarado, puede ser sancionado por la ley. Tipos de certificadoLos certificados pueden confirmar muy diversos hechos:
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